Neue Mails bei Stellvertreter unsichtbar?
Geschrieben von Markus Mohmeyer am 21. Juni 2006
In der jüngsten Vergangenheit bekamen wir in unserem Team gleich mehrere rätselhafte Anfragen von Anwendern, welche über ein identisches Fehlerbild berichteten:
Neue E-Mails in nicht primär genutzten Postfächern, teils zusätzlich eingebundene Ressourcen-Postfächer, teils als Stellvertreter temporär eingebundene Postfächer, seien angeblich manchmal nicht mehr sichtbar, obwohl der Hinweis einer neuen Nachricht über die in Fett-Schrift dargestellte (1) neben dem Posteingang steht.
Klar…natürlich…das muss ja wieder so ein Problem sein, das "zwischen den Ohren" des Anwenders liegt, ist natürlich der erste Gedanke gewesen. Aber falsch gedacht, wie sich schon nach einer Weile herausstellte.
Nehmen wir einen aktuellen Fall als Beispiel:
Eine auf ein Postfach berechtigte Person bemerkt, dass in einem eingebundenen Postfach sämtliche Mails gelesen wurden, jedoch wird in der Ordnerliste noch angezeigt, dass noch Elemente ungelesen sind. (siehe Bild)
Nach einigen Ansätzen zur Fehlersuche kam ich schwer ins Staunen und Grübeln. Tatsächlich liegt das neue Mailobjekt im Posteingang von Outlook, aber es wird nicht angezeigt. Es liegt hier kein Fehler vor und es ist auch kein Filter oder etwas dergleichen aktiv!
Ein Rechts-Klick auf den Posteingang des eingebundenen Postfachs und die Auswahl der Option "Alles als gelesen markieren" behebt ebenfalls nicht diese Kuriosität.
Die Ursache liegt daran, dass die berechtigte Person nicht der Postfacheigentümer ist sondern eben nur berechtigt wurde (stellvertretend für den Postfacheigentümer) Objekte zu lesen/ zu bearbeiten.
Jetzt der Knack-Punkt: Sendet ein Absender eine E-Mail und kennzeichnet diese in den Mail Optionen als "Privat", so kann nur der Postfacheigentümer des Empfänger-Postfachs selbst diese E-Mail sehen und bearbeiten. Es wird natürlich trotzdem der Hinweis für eine neue Nachricht neben dem Posteingang dargestellt, was genau genommen etwas irreführend ist.
Das Server seitige Einstellen von Postfachrechten hilft hier nicht. Auch nicht, wenn die maximal möglichen Postfach Rechte gewährt werden. Es gibt hier also keine Berechtigung, oder eine Option im Active Directory oder im Exchange System Manager, die eingestellt werden könnte. Outlook erkennt die als Privat gekennzeichnete E-Mail anhand eines versteckten Attributs innerhalb der E-Mail.
Die einzige Lösung, wie ein Anwender seinem Stellvertreter das Recht selbst geben kann, ist mit Outlook selbst. Dazu muss das Postfach des Anwenders als erstes mit Outlook primär geöffnet werden. Nun kann über das Menü "Optionen" ==> Reiter "Stellvertretungen" die Person das spezielle Recht erlangen.
Die Option "Stellvertretung kann private Elemente sehen" muss aktiviert werden.
Ich werkele nun schon etwa 9 Jahre mit Outlook und Exchange, aber es gibt immer wieder Features und Funktionen deren genaue Auswirkungen man noch nicht bis ins Letzte kennt 
Links zum Thema:
Office Online Hilfe Zugriffsrechte für Stellvertretung
Office Online Hilfe Festlegen der Berechtigung für eine Stellvertretung, private Termine anzuzeigen
174344 Private Messages Can Be Viewed by Delegates Using Exchange
198286 Private Items Are Viewable by Non-Outlook Delegates
249324 How to give access to private items for delegates in Outlook 2000
275921 How to View Private Messages in an Additional Mailbox
225354 Delegates cannot access private appointments
829217 Considerations when you use the Delegate Access feature in Microsoft Outlook
826968 You may receive an error message when a delegate tries to view a message in your Inbox in Outlook 2003 or Outlook 2002
Keywords: Stellvertreter Mails unsichtbar Stellvertretung kann private Elemente sehen
Andreas sagte
Die Lösung für e-mails klingt logisch, aber wie verhält es sich mit dem Kalender. Ich habe Vista Ultimate installiert und Outlook 2003. Ich kann in den Kalender zwar Einträge machen, die nach der Synchronisation mit dem Handy dort uch erscheinen, ich sehe sie aber nicht im Kalender. Gibt es da auch einen kleinen Haken, den man setzen muss?
Markus Mohmeyer sagte
Hallo Andreas,
die Option „Stellvertretung kann private Elemente sehen“ gilt auch für den Postfachordner „Kalender“. Das bedeutet, wenn der Postfachbesitzer einen Termin als „privat“ kennzeichnet, dann kann der Stellvertreter die Details nur sehen, wenn die Option aktiviert ist. Andernfalls ist für den Stellvertreter im Kalender ersichtlich, dass ein Termin zu der Zeit ansteht, aber es sind weder Betreff, noch Inhalte ersichtlich.
Bei der Handy-Synchronisation, die bei Dir vermutlich über ActiveSync, bzw. über das SynchronisierungsCenter von Vista geschieht, sollte die Option „Stellvertretung kann private Elemente sehen“ nicht relevant sein, denn Du synchronisierst hier ja sicherlich Dein eigenes Postfach mit deinem Handy. Das bedeutet lokal wird Dein Postfach mit Benutzerrechten ausgelesen und zum Handy übertragen. Im Handy sollten dann Termine mit Betreff und Details sichtbar sein.
Gruß,
Markus
Exchange-Administrator sagte
Lieber Autor,
auch ich hatte dieses Problem. Dank deinem Artikel habe ich Stunden an Zeit gespart. Mache seit 5 Jahren mit Outlook und Exchange rum, aber das wusste ich nicht. Daher:
HERZLICHEN DANK!!