Outlook Newsgroup FAQ

Das Thema Duplikate in Outlook ist eines der meist diskutierten Themen in den Outlook Newsgroups. Immer wieder fragen geplagte Anwender wie Duplikate in Outlook gelöscht werden können und warum diese überhaupt entstehen. Ich will versuchen in diesem Artikel Licht ins Dunkel der Duplikate in Outlook zu bringen und meine Empfehlung auf für zwei kostenlose Tools aussprechen, welche die Behebung von Outlook Duplikaten erstklassig meistern.

 
Die Gründe für Duplikate in Outlook

1.) Outlook Regeln
Eine simple Kombination von Outlook Regeln kann ganz einfach doppelte Elemente in Outlook verursachen. Wer in Outlook schon einmal 2 Regeln erstellt hat, welche Mails in andere Ordner verschieben und dessen Kriterien sich „überschneiden“, der wird bereits selbst Duplikate erlebt haben

2.) Mehrfache Accounts
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3.) Erstellug eines neuen Outlook Profils
Wenn ein neues Outlook Profil erstellt wird, weil das bestehende Profil vielleicht defekt ist, oder wenn der PC neu installiert und Outlook mit dem zuvor genutzten POP3-Account neu eingerichtet wurde, dann kann es zu Duplikaten kommen, wenn die Einstellung „Kopie aller Nachrichten auf dem Server belassen“ verwendet wird.
Das liegt daran, weil das neue Outlook Profil „nicht weiss“, dass die Nachrichten zuvor bereits im ursprünglichen Outlook Profil empfangen wurden. Wenn beim Einrichten des neuen Outlook Profils die vorherige PST-Datei eingebunden und als Standard Speicherort für neue Nachrichten definiert wird, dann sind Duplikate durch das erneute initiale Abholen aller Mails per POP3 unumgänglich. Um dem Problem entgegen zu wirken, konfiguriert man Outlook am besten mit einer neuen PST-Datei und bindet nach dem Abholen der Mails die vorherige PST-Datei ein, um die Inhalte dann noch umzukopieren.

4.) Virenscanner und Firewalls
Eine weitere Ursache für die Entstehung von doppelten Elementen in Outlook sind Virenscanner mit aktivierter „E-Mail Scan Funktion“ und zu restriktiv eingestellte Firewalls auf dem Rechner, wo Outlook läuft.
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5.) Synchronisierungs-Tools und Mobile Geräte
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Mein „Tool Tipp“ zum Beheben von E-Mail Duplikaten

Es gibt mittlerweile eine Vielzahl von Tools zur Behebung von Outlook Duplikaten. Viele sind kostenpflichtig, einige sind kostenlos, allerdings oftmals dann mit eingeschränktem Funktionsumpfang. Mein Favorit der deutschen kostenlosen Tools zum Thema E-Mail Duplikate ist das Programm „MODupRemover“ von Heiko Schröder. Das Programm zeichnet sich durch einen übersichtlichen Aufbau und durch hohe Geschwindigkeit beim Erkennen der doppelten Mails aus. Was das Tool allerdings nicht kann ist die Erkennung und Behebung von doppelten Aufgaben, Terminen und Kontakten. Lediglich doppelte oder mehrfache E-Mails können in der aktuellen Version gefunden und beseitigt werden.

 
Link zum Download

Webseite:  http://www.mobackup.de/moduplicateremover/
Download: http://www.mobackup.de/moduplicateremover/dl/modupremover.zip

 
Nach der Installation stellt sich MODupRemover mit einem Willkommen-Fenster vor…

Nach dem Klick auf „Suche nach doppelten E-Mails starten“ kann man das Outlook Profil und die darin befindlichen Exchange Postfächer, bzw. persönlichen Ordner (PST-Dateien) auswählen. Auch einzelne Unterordner können ausgewählt werden, wobei die Auswahl der „Root Ordner“ Kalender, Kontakte und Aufgaben in meinen Augen nicht wirklich sinnvoll ist, da aktuell solche Elemente nicht erfasst werden.

Nach der Analyse der ausgewählten Ordner wird ein Status der gefundenen doppelten E-Mails angezeigt…

Im nächsten Fenster kann man schließlich noch auswählen, ob alle erkannten Elemente bereinigt werden sollen und auch einzelne Elemente abwählen. Wer jetzt die zu löschenden Elemente lieber erst noch unter „Gelöschte Objekte“ aufheben möchte, der kann den unteren Haken aktivieren unr damit Mails später wiederherstellen…

Als letztes gib das Programm noch eine Zusammenfassung als Text aus, welche prima für Dokumentationen herauskopiert werden kann…

Verbesserungsvorschläge zum MODupRemover

Sehr schade ist, dass aktuell „nur“ E-Mails untersucht und bereinigt werden können. Die Erweiterung des Programm um die Funktion der Bereinigung von Aufgaben, Kontakten und Termien würde das Programm zum absoluten Allrounder machen.

Ich habe es bisher nicht geschafft den MODupRemover unter Windows Vista zum laufen zu bringen. Beim Starten des Programms unter Windoes Vista und Outlook 2007 bekomme ich folgende Fehlermeldung…

Heiko Schröder schreibt aber auf der Webseite unter Systemvoraussetzungen aktuell noch nichts von Vista. Man darf also noch darauf hoffen.

 
 
Mein „Tool Tipp“ zum Bereinigen von allen Outlook Objekt Typen

Auch hier gibt es wieder ein kostenloses Tool namens „Outlook Duplicate Items Remover“ (ODIR). Das Tool kommt in allerdings in Englisch, was aber niemanden wirklich abschrecken sollte
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Link zum Download

Webseite:  http://www.vaita.com/ODIR.asp
Download: http://www.vaita.com/bin/ODIR.exe

 

Kostenpflichtige Programme (Die Reihenfolge ist keine Wertung!)

Outlook Tools von „Schulz IT“
http://www.schultz-it.de/outlook_tools.htm

OLXDuplicateChecker
http://www.gangl.de/Produkte/!!!TEMPLATE!!!/contents.asp?prod=OLXDupCheckPSTMB

Duplicates Remover for Outlook
http://www.mapilab.com/de/outlook/remove_duplicates/

NoMoreDupes
http://www.nomoredupes.de/

 
Links zum Thema

http://www.slipstick.com/addins/mail_duplicates.asp
http://www.msexchangefaq.de/tools/dubletten.htm
http://www.howto-outlook.com/faq/duplicates.htm
 
 
 
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