Die Gründe für Duplikate in Outlook

1.) Outlook Regeln
Eine simple Kombination von Outlook Regeln kann ganz einfach doppelte Elemente in Outlook verursachen. Wer in Outlook schon einmal 2 Regeln erstellt hat, welche Mails in andere Ordner verschieben und dessen Kriterien sich „überschneiden“, der wird bereits selbst Duplikate erlebt haben

2.) Mehrfache Accounts
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3.) Erstellug eines neuen Outlook Profils
Wenn ein neues Outlook Profil erstellt wird, weil das bestehende Profil vielleicht defekt ist, oder wenn der PC neu installiert und Outlook mit dem zuvor genutzten POP3-Account neu eingerichtet wurde, dann kann es zu Duplikaten kommen, wenn die Einstellung „Kopie aller Nachrichten auf dem Server belassen“ verwendet wird.
Das liegt daran, weil das neue Outlook Profil „nicht weiss“, dass die Nachrichten zuvor bereits im ursprünglichen Outlook Profil empfangen wurden. Wenn beim Einrichten des neuen Outlook Profils die vorherige PST-Datei eingebunden und als Standard Speicherort für neue Nachrichten definiert wird, dann sind Duplikate durch das erneute initiale Abholen aller Mails per POP3 unumgänglich. Um dem Problem entgegen zu wirken, konfiguriert man Outlook am besten mit einer neuen PST-Datei und bindet nach dem Abholen der Mails die vorherige PST-Datei ein, um die Inhalte dann noch umzukopieren.

4.) Virenscanner und Firewalls
Eine weitere Ursache für die Entstehung von doppelten Elementen in Outlook sind Virenscanner mit aktivierter „E-Mail Scan Funktion“ und zu restriktiv eingestellte Firewalls auf dem Rechner, wo Outlook läuft.
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5.) Synchronisierungs-Tools und Mobile Geräte
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Mein „Tool Tipp“ zum Beheben von E-Mail Duplikaten

Es gibt mittlerweile eine Vielzahl von Tools zur Behebung von Outlook Duplikaten. Viele sind kostenpflichtig, einige sind kostenlos, allerdings oftmals dann mit eingeschränktem Funktionsumpfang. Mein Favorit der deutschen kostenlosen Tools zum Thema E-Mail Duplikate ist das Programm „MODupRemover“ von Heiko Schröder. Das Programm zeichnet sich durch einen übersichtlichen Aufbau und durch hohe Geschwindigkeit beim Erkennen der doppelten Mails aus. Was das Tool allerdings nicht kann ist die Erkennung und Behebung von doppelten Aufgaben, Terminen und Kontakten. Lediglich doppelte oder mehrfache E-Mails können in der aktuellen Version gefunden und beseitigt werden.

 
Link zum Download

Webseite:  http://www.mobackup.de/moduplicateremover/
Download: http://www.mobackup.de/moduplicateremover/dl/modupremover.zip

 
Nach der Installation stellt sich MODupRemover mit einem Willkommen-Fenster vor…

Nach dem Klick auf „Suche nach doppelten E-Mails starten“ kann man das Outlook Profil und die darin befindlichen Exchange Postfächer, bzw. persönlichen Ordner (PST-Dateien) auswählen. Auch einzelne Unterordner können ausgewählt werden, wobei die Auswahl der „Root Ordner“ Kalender, Kontakte und Aufgaben in meinen Augen nicht wirklich sinnvoll ist, da aktuell solche Elemente nicht erfasst werden.

Nach der Analyse der ausgewählten Ordner wird ein Status der gefundenen doppelten E-Mails angezeigt…

Im nächsten Fenster kann man schließlich noch auswählen, ob alle erkannten Elemente bereinigt werden sollen und auch einzelne Elemente abwählen. Wer jetzt die zu löschenden Elemente lieber erst noch unter „Gelöschte Objekte“ aufheben möchte, der kann den unteren Haken aktivieren unr damit Mails später wiederherstellen…

Als letztes gib das Programm noch eine Zusammenfassung als Text aus, welche prima für Dokumentationen herauskopiert werden kann…

Verbesserungsvorschläge zum MODupRemover

Sehr schade ist, dass aktuell „nur“ E-Mails untersucht und bereinigt werden können. Die Erweiterung des Programm um die Funktion der Bereinigung von Aufgaben, Kontakten und Termien würde das Programm zum absoluten Allrounder machen.

Ich habe es bisher nicht geschafft den MODupRemover unter Windows Vista zum laufen zu bringen. Beim Starten des Programms unter Windoes Vista und Outlook 2007 bekomme ich folgende Fehlermeldung…

Heiko Schröder schreibt aber auf der Webseite unter Systemvoraussetzungen aktuell noch nichts von Vista. Man darf also noch darauf hoffen.

 
 
Mein „Tool Tipp“ zum Bereinigen von allen Outlook Objekt Typen

Auch hier gibt es wieder ein kostenloses Tool namens „Outlook Duplicate Items Remover“ (ODIR). Das Tool kommt in allerdings in Englisch, was aber niemanden wirklich abschrecken sollte
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Link zum Download

Webseite:  http://www.vaita.com/ODIR.asp
Download: http://www.vaita.com/bin/ODIR.exe

Kostenpflichtige Programme (Die Reihenfolge ist keine Wertung!)

Outlook Tools von „Schulz IT“
http://www.schultz-it.de/outlook_tools.htm

OLXDuplicateChecker
http://www.gangl.de/Produkte/!!!TEMPLATE!!!/contents.asp?prod=OLXDupCheckPSTMB

Duplicates Remover for Outlook
http://www.mapilab.com/de/outlook/remove_duplicates/

NoMoreDupes
http://www.nomoredupes.de/

 
Links zum Thema

http://www.slipstick.com/addins/mail_duplicates.asp
http://www.msexchangefaq.de/tools/dubletten.htm
http://www.howto-outlook.com/faq/duplicates.htm
 
 
 
Keywords:  Duplikate in Outlook entfernen, Outlook Dupletten, Outlook doppelte Elemente

 

Das System kann die angegebene Datei nicht finden.

Sie besitzen nicht das erforderliche Recht, um diesen Vorgang auszuführen.

Cannot create file: file name. Right-click the folder you want to create the file in and click Properties on the shortcut menu to check your permissions for the folder.

Dieses Problem hat jedoch in den seltensten Fällen etwas mit Berechtigugen zu tun, sondern mit dem Inhalt des „Outlook Temp File Ordners“. Wenn ein Dateianhang in Outlook geöffnet wird, dann wird eine Kopie der Datei in einem Unterordner des Internet Explorer Temp-Ordners „Temporary Internet Files“ erstellt. Das Löschen der Inhalte des Unterordners behebt den Fehler in den meisten Fällen.

Der Unterordner, den Outlok erstellt wird mit einem zufälligen Namen generiert. Da der Ordner keinen festen Namen hat, ist es nicht ganz leicht den TEMP-Ordner zu finden. Allerdings gibt es einen Ort in der Windows Registry, wo der Pfad gespeichert ist und zwar an folgender Stelle im Key „OutlookSecureTempFolder„…

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\12.0\Outlook\Security

Je nach Office Version ist die rote Zahl im Zweig unterschiedlich…
12.0 = Office 2007
11.0 = Office 2003
10.0 = Office 2002
  9.0 = Office 2000

Die Daten von „OutlookSecureTempFolder“ enthalten genau den Pfad, der jetzt benötigt wird. Über den folgenden Weg kann der Inhalt des Ordners gelöscht werden…

1. Doppelklicken des „OutlookSecureTempFolder“ Keys (gelbe Markierung oben)
2. Den Pfad in die Zwischenablage kopieren (STRG & C)
3. Windows Explorer öffnen
4. den Pfad im Explorer einfügen
5. Jetzt Outlook schließen und alle Elemente in dem Temp Ordner löschen

 
Links zum Thema

249793  OL2000: Attachment Temporary Files Always Stored in Same Location
305982  Error message when you try to open or save an e-mail attachment in Outlook: „Cannot create file“
Artikel auf Experts-Exchange  Batch to change OutlookSecureTempFolder location
 
 
 
Keywords: OutlookSecureTempFolder Outlook Temp Ordner löschen System kann angegebene Datei nicht finden

Was viele nicht wissen ist, dass es bereits seit Outlook 97 eine Möglichkeit gibt dieses Verhalten umzustellen. Ein Eintrag in der Registry kann das Verhalten von gelöschten Elementen steuern. Hierzu muss ein DWORD-Wert namens „DelegateWastebasketStyle“ an folgender Stelle in der Registry erstellt werden:

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\12.0\Outlook\Options\General

Je nach Office Version ist die rote Zahl im Zweig unterschiedlich…
12.0 = Office 2007
11.0 = Office 2003
10.0 = Office 2002
  9.0 = Office 2000

 
Der Wert von DelegateWastebasketStyle kann nun entweder auf 4 oder auf 8 gestellt werden, wobei die Werte folgendes bedeuten:

8 = speichert gelöschte Elemente im eigenen Postfach
4 = speichert gelöschte Elemente im zusätzlich eingebundenen Postfach (wo gelöscht wird)

 
Aufgepasst – Rechte notwendig!

Wer den Wert auf 4 einstellt, der sollte sicherstellen, dass er im eingebundenen Postfach auf dem Ordner „Gelöschte Elemente“ auch entsprechend Rechte hat, um die gelöschten Elemente dort ablegen zu dürfen. Mindestens „Stufe 3″ ist Bedingung. Wenn dies nicht der Fall ist, dann werden gelöschte Elemente entweder unwiederruflich entfernt, oder man bekommt eine der folgenden Fehlermeldungen…

Das Element konnte nicht gelöscht werden. Es wurde verschoben, wurde bereits gelöscht oder Zugriff wurde verweigert.

Vorgang fehlgeschlagen.

Weitere Hinweise

Bei meinen Tests ist mir aufgefallen, dass das Verhalten bei Persönlichen Ordner Dateien (PSTs) automatisch so ist, dass gelöschte Elemente immer in der PST Datei bleiben. Wenn es in einer PST-Datei also einen Ordner „Gelöschte Elemente“ gibt, dann landen die Objekte dort.

 
Links zum Thema

202517  Items that are deleted from a shared mailbox go to the wrong folder in Outlook
168625  OL97: Items Deleted From a Shared Mailbox Go to Wrong Folder
MSXFAQ Artikel  zum Thema „Stellvertreter mit Outlook“
 
 
 
Keywords:  DelegateWastebasketStyle Gelöschte Objekte eingebundenes Postfach Element konnte nicht gelöscht werden

Wenn in Outlook eine neue E-Mail erstellt wird, dann wird die E-Mail Adresse, die in den Adressfeldern (An: / Cc: / Bcc:) eingetragen wird von Outlook in einer speziellen Cache-Datei gespeichert. Outlook 2002, 2003 und 2007 sammeln im laufenden Betrieb zu den verwendeten E-Mail Adressen auch Anzeigenamen, ordnen diese den E-Mail Adressen entsprechend zu und speichern die Einträge in einer Cache-Datei namens <OutlookProfilName>.NK2 ab. Diese Cache-Datei ist in folgendem Verzeichnis auf der Festplatte zu finden…

Windows XP…
\Dokumente und Einstellungen\<Benutzername>\Anwendungsdaten\Microsoft\Outlook

 
Windows Vista…
C:\Users\<Benutzername>\AppData\Roaming\Microsoft\Outlook

 
Im Dateisystem ist im oben genannten Ordner für jedes Outlook Profil eine eigene .NK2-Datei erstellt worden, wie im folgenden Beispiel zu sehen ist…

 
Wie sieht das denn in Outlook nun überhaupt aus?

In einer neuen E-Mail stellt sich der Nickname Cache bei der Eingabe der E-Mail Adresse, bzw. des Empfängernamens folgendermaßen dar (rote Markierung)…

Wenn bereits ein Anzeigename (Display Name) zu einer E-Mail Adresse eingesammelt werden konnte, dann wird dieser bei der Eingabe direkt vorgeschlagen.

 
Kann ich einzelne Einträge aus dem Cache wieder entfernen oder die Liste komplett löschen?

Wer sich bei der Eingabe der E-Mail Adresse versehentlich vertippt hat, der muss nun keine Panik bekommen. Fehlerhafte Einträge können später nach Auswahl des falschen Eintrags durch drücken der ENTF-Taste aus der Liste einfach wieder entfernt werden. Auch das Löschen aller Einträge, also ein komplettes Zurücksetzen ist möglich, in dem einfach die .NK2-Datei im entsprechenden Pfad (siehe oben) umbenannt oder gelöscht wird.

 
Gibt es den Nickname-Cache eigentlich auch bei älteren Outlook Versionen?

Ja. Auch Outlook 97, 98 und Outlook 2000 hatten schon eine Nickname Cache Funktion.
In Outlook 97 und 98 wurden die Nicknamen in der Registry in folgendem Zweig gespeichert…

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\<Versionsnummer>\Outlook\AutoNameCheck
<Versionsnummer>: 8.0=97 / 8.5=98

Bei Outlook 2000 wurde ähnlich wir bei den jüngeren Outlook Versionen eine Datei abgelegt. Diese hatte jedoch nicht die Endung .NK2, sondern die Endung „.NICK“, also als Beispiel „OutlookProfil.nick“

 
Tools für die Bearbeitung und Reparatur von .NK2-Dateien

Nickname.exe und Ol2knick.exe (Freeware von Microsoft)
Für Outlook 97 und 98 gibt es von Microsoft das Tool „Nickname.exe“ und für Outlook 2000 gibt es das Tools „Ol2knick.exe“, mit denen man die Nickname Liste entfernen kann.
Hier der Link: http://support.microsoft.com/kb/242074

Ingressor (kostenpflichtig, Testversion vorhanden)
…zeigt Inhalte des Nickname-Cache an. Die kostenpflichtige Version bietet die Möglichkeit einzelne Einträge zu bearbeiten und sogar Kontakte aus den Cache-Einträgen erstellen zu lassen.
Hier der Link: http://www.ingressor.com/

NK2.Info (Freeware)
…ist ein kleines Tool, um Inhalte der .NK2-Dateien anzuzeigen und zu exportieren. Das Tool kann Namen und E-Mail Adressen von fehlerhaften Nickname-Cache Dateien reparieren und wiederherstellen
Hier der Link: http://www.nk2.info/

 
Kann man die Funktion eigentlich komplett ausschalten?

Auch das ist möglich. Allerdings erst ab Outlook 2002 und zwar über folgenden Weg…

• im Menü Extras auf Optionen klicken
• in der Registerkarte Einstellungen auf E-Mail-Optionen klicken und dann auf Erweiterte E-Mail-Optionen klicken
• das Kontrollkästchen Beim Ausfüllen der Adressfelder ähnliche Namen vorschlagen deaktivieren

 
Links zum Thema

245421  XCLN: Summary of Nickname Features in Different Versions of Outlook
242074  How to remove corrupted names in nickname list in Outlook
287623  How to reset the nickname and the automatic completion caches in Outlook
Office Online Artikel  Informationen zu AutoVervollständigen
Artikel auf Outlook-Stuff.com zum Thema
 

 
Keywords:  Outlook Nickname Cache AutoVervollständigen .nk2 .nick AutoNameCheck Nickname.exe Ol2knick.exe Ingressor NK2.Info

Der Name kann nicht aufgelöst werden

Diese Meldung lenkt einen gedanklich in die Richtung, dass etwas mit der Namensauflösung zwischen Outlook, dem Betriebssystem und dem Exchange Server nicht funktioniert. Man könnte annehmen, dass WINS oder DNS nicht richtig funktionieren.

Es kann durchaus sein, dass die Ursache an einer unsauberen Namensauflösung liegt. Auch eine lokale Firewall, welche die Verbindung zum Server verhindert, oder die Bindung der Netzwerkadapter könnten Schuld sein. Oftmals liegt der Fehler aber in einer ganz anderen Komponente, nämlich im Betriebssystem und zwar in einem fehlerhaften TCP/IP-Stack.

Ziel ist es nun den den korrupten TCP/IP-Stack wieder zum Leben zu erwecken, also ihn zurück in den Urzustand zu versetzen. Hierzu gibt es verschiedene Ansätze.

 
Wie löse ich das Problem unter Windows XP und Windows Vista?

Mit Windows XP und Windows Vista ist das Deinstallieren der TCP/IP-Dienste so nicht mehr möglich. Aber auch hier gibt es Möglichkeiten das Problem in den Griff zu bekommen…

 
1.) Zurücksetzen des Stacks mittels der Command Shell (CMD) und dem Befehl „NETSH“

• Startmenu klicken
• Ausführen klicken (dieser Schritt fällt bei Windows Vista weg)
• CMD tippen + Enter

In der „CMD-Box“ nun einfach folgenden Befehl absetzen:

netsh int ip reset c:\resetlog.txt

NETSH schreibt nun alle Ereignisse des Vorgangs in die Datei „resetlog.txt“, welche dann als Beispiel folgendes beinhaltet…

reset   SYSTEM\CurrentControlSet\Services\Dhcp\Parameters\Options\15\RegLocation
            old REG_MULTI_SZ =
                SYSTEM\CurrentControlSet\Services\Tcpip\Parameters\Interfaces\?\DhcpDomain
                SYSTEM\CurrentControlSet\Services\TcpIp\Parameters\DhcpDomain

added   SYSTEM\CurrentControlSet\Services\Netbt\Parameters\Interfaces\Tcpip_{0E33BD37-A6BE-4DE8-96EF-FC093F9F052E}\NetbiosOptions
added   SYSTEM\CurrentControlSet\Services\Netbt\Parameters\Interfaces\Tcpip_{579F44A5-3B49-462F-A6A0-7E486FA35792}\NetbiosOptions
deleted SYSTEM\CurrentControlSet\Services\Netbt\Parameters\EnableLmhosts
added   SYSTEM\CurrentControlSet\Services\Tcpip\Parameters\Interfaces\{DA94AEA7-E2E4-4BB3-8D42-9C8006B8D635}\DisableDynamicUpdate
deleted SYSTEM\CurrentControlSet\Services\Tcpip\Parameters\Interfaces\{DA94AEA7-E2E4-4BB3-8D42-9C8006B8D635}\IpAutoconfigurationAddress
deleted SYSTEM\CurrentControlSet\Services\Tcpip\Parameters\Interfaces\{DA94AEA7-E2E4-4BB3-8D42-9C8006B8D635}\IpAutoconfigurationMask
deleted SYSTEM\CurrentControlSet\Services\Tcpip\Parameters\Interfaces\{DA94AEA7-E2E4-4BB3-8D42-9C8006B8D635}\IpAutoconfigurationSeed
reset   SYSTEM\CurrentControlSet\Services\Tcpip\Parameters\Interfaces\{DA94AEA7-E2E4-4BB3-8D42-9C8006B8D635}\RawIpAllowedProtocols
            old REG_MULTI_SZ =
                0

reset   SYSTEM\CurrentControlSet\Services\Tcpip\Parameters\Interfaces\{DA94AEA7-E2E4-4BB3-8D42-9C8006B8D635}\TcpAllowedPorts
            old REG_MULTI_SZ =
                0

reset   SYSTEM\CurrentControlSet\Services\Tcpip\Parameters\Interfaces\{DA94AEA7-E2E4-4BB3-8D42-9C8006B8D635}\UdpAllowedPorts
            old REG_MULTI_SZ =
                0

deleted SYSTEM\CurrentControlSet\Services\Tcpip\Parameters\DontAddDefaultGatewayDefault
deleted SYSTEM\CurrentControlSet\Services\Tcpip\Parameters\EnableIcmpRedirect
deleted SYSTEM\CurrentControlSet\Services\Tcpip\Parameters\EnableSecurityFilters
deleted SYSTEM\CurrentControlSet\Services\Tcpip\Parameters\SearchList
deleted SYSTEM\CurrentControlSet\Services\Tcpip\Parameters\UseDomainNameDevolution
reset   Linkage\UpperBind for ROOT\MS_NDISWANIP000.  bad value was:
            REG_MULTI_SZ =
                PSched

reset   Linkage\UpperBind for PCI\VEN_1011&DEV_0009&SUBSYS_21140A00&REV_20\3&267A616A&0&50.  bad value was:
            REG_MULTI_SZ =
                PSched

<completed>

Mit NETSH kann man die Netzwerkkonfiguration von Windows XP und Windows Vista sehr sehr weitreichend beeinflussen und viele kennen diesen mächtigen Befehl gar nicht. In diesem Zusammenhang jedenfalls sollte man NETSH nicht so schnell wieder vergssen

 
Und wie löse ich das Problem bei älteren Windows Betriebssystemen?

In älteren Windows Versionen, wie z.B. Windows 98, Windows ME, Windows NT4 und Windows 2000 war es möglich einfach den TCP/IP-Dienst zu deinstallieren und nach einen Neustart des Rechners den Dienst erneut einzubinden und alles hat wieder funktioniert. Nun ist es natürlich eine recht „brutale Methode“ dem System quasi die Stimmbänder zu klauen und diese durch Neue zu ersetzen, aber es funktioniert

Es gibt ein Tool namens „LSP-Fix“ welches bei Windows 98, Windows ME, Windows XP und Windows 2000 die Winsock-Komponente des IP-Stacks zurücksetzen kann.

Hier einige Links zum Download:

http://cexx.org/lspfix.htm
http://www.spychecker.com/program/lspfix.html
http://www.cnet.de/downloads/0,10000011,228r-41959s,00.htm

 
Links zum Thema

325930  How to troubleshoot connectivity issues that are caused by RPC client protocol registry entries
299357  How to reset Internet Protocol (TCP/IP) in Windows XP
Artikel auf mvps.org Dealing with Unwanted Spyware and Parasites

 
Keywords:  Der Name kann nicht aufgelöst werden TCPIP Stack defekt SLP-Fix

 
Keywords:  E-Mail Provider POP3 POP SMTP Einstellungen

Die Datei „Winmail.dat“ enthält Informationen für das Microsoft Outlook „Richt Text“ Format (im folgenden RTF genannt). RTF wird automatisch verwendet, wenn „Word als E-Mail Editor“ verwendet wird, oder wenn die E-Mail in Outlook mit dem Format „Rich Text“ eingestellt wurde.

Wenn eine RTF formatierte E-Mail an einen Empfänger geschickt wird, dessen E-Mail Client RTF nicht unterstützt, dann empfängt er die E-Mail mit dem Dateianhang „Winmail.dat“. Wenn ein Empfänger, dessen E-Mail Client RTF nicht unterstützt, eine Nachricht mit einem „Winmail.dat“ Anhang bekommt, dann kann es sein, dass auch andere Dateianhänge, welche der E-Mail beigefügt waren in der „Winmail.dat“ enthalten sind. Ohne weiteres hat der Anwender jetzt erst mal keine Chance die Datei zu öffnen, denn der Inhalt ist kodiert.

! Hinweis !
Oft wird dieses Phänomen beobachtet, wenn Microsoft Outlook Clients sich mit Lotus Notes Clients E-Mail austauschen.

Der sicherste Weg einen „Winmail.dat“ Anhang zu verhindern ist, einfach keine RTF formatierten E-Mails an Empfänger zu schicken, deren E-Mail Clients das Format nicht unterstützen.
Aber wer fragt schon vor dem Versenden einer Mail den Empfänger „Sag mal spricht dein Mailclient eigentlich RTF?“

Der beste Weg die Problematik zu umgehen ist die stetige Verwendung des E-Mail Formats „Nur Text“ (plain text). Allerdings gehen hierbei natürlich jegliche Formatierungen flöten, wie z.B. Schriftart, Schriftgröße, farbliche Texte, usw.

Wenn man eine Rangliste der allgemeinen Kompatibilität der E-Mail Formate aufstellen möchte, dann sieht diese wie folgt aus:

1. Nur Text (plain text)
2. HTML
3. Rich Text (RTF)

 
Ansätze für die Verwendung des „besten Formats“

 
Möglichkeit 1
 
Wer am häufigsten E-Mails mit Outlook Anwendern austauscht und wer RTF formatierte E-Mails nicht entbehren kann, der sollte am besten das E-Mail Format bei Bedarf in der Nachricht selbst anpassen…

1. Neue Nachricht öffnen
2. Im Menü „Format“ den Punkt „Nur Text“ wählen
3. Bei Bedarf kann man das E-Mail Format auch wieder auf „HTML“ oder „Rich Text“ umstellen

 
Möglichkeit 2
 
Wer sich von RTF verabschieden und ein anderes Format als Standard einstellen möchte, der kann dies im Menü „Extras“ unter „Optionen“ tun. Man kann in einer neuen E-Mail auch immer noch auf RTF umschalten…
 
Wenn man das „Nur Text“ Format als Standard definiert hat…

1. Neue Nachricht öffnen
2. Im Menü „Format“ den Punkt „Rich Text“ wählen

Wenn man „HTML“ als Standard Format definierthat…

1. Neue Nachricht öffnen
2. Im Menü „Format“ den Punkt „Nur Text“ wählen
3. Im Menü „Format“ den Punkt „Rich Text“ wählen

 
Möglichkeit 3

Es gibt weiterhin die Möglichkeit das standardmäßige E-Mail Format pro Kontakt in den Eigenschaften der E-Mail Adresse einzustellen…

1. Einen Kontakt aus dem Ordner „Kontakte“ öffnen
2. Die E-Mail Adresse doppelklicken
3. In der Drop-Down-Liste unter „Internetformat“ kann man das Format für diese E-Mail Adresse des Kontakts festlegen

 
Möglichkeit zum Entschlüsseln von „Winmail.dat“ Anhängen

Es besteht mit Hilfe von Tools die Möglichkeit die kodierten Informationen in der Datei „Winmail.dat“ zu entschlüsseln. Hierzu sind mir aktuell zwei Tools bekannt, mit denen man Inhalte der ursprünglichen Mail aus der „Winmail.dat“ retten kann…

1. Das Tool „Fentun“ von Marc Seter (http://www.petersen.de/tnef2win/index.html)
   …ist ein recht bekanntes und mittlerweile etwas „in die Jahre gekommenes“ Programm. Zum Zeitpunkt meiner Tests (Oktober 2007) konnte ich es weder unter Windows XP, noch unter Windows Vista zum Laufen bringen

   
   

2. Das Tool „tnef2win“ von Frank Petersen (http://www.petersen.de/tnef2win/index.html)
   …ist ein sehr übersichtlich gestaltetes Programm, mit dem ich in meinen Tests sehr gute Ergebnisse erzielt habe

   
   

3. Das Tool „Winmail Opener“ (mein Favorit) von EolSoft(http://www.eolsoft.com/freeware/winmail_opener/)
   …ist mein Favorit, da sehr übersichtlich und einfach zu bedienen. Der RTF-Text und Anhänge werden getrennt dargestellt und die ursprünglich angehängten Dateien können sogar per Drag&Drop herausgezogen werden

   

Outlook 2007 macht automatische „Winmail.dat Konvertierung“ beim Update?

In der englischen Outlook Newsgroup habe ich folgendes Posting gelesen…

After installing Office/Outlook 2007 my messages in WinMail imported
automatically.  Gracias!

Das würde bedeuten, wenn ich in einer älteren Outlook Version (z.B. Outlook 2000) einige E-Mails mit einem Winmail.dat-Anhang habe und Outlook 2007 als Update installiere, dann konvertieren sich die „Winmail.dat E-Mails“ automatisch. Sehr Interessant!
Diesen Fall konnte ich bisher leider noch nicht nachstellen. Falls jemand dies tun kann, bin ich an einem kurzen Statusbericht z.B. als Kommentar unter diesen Beitrag oder als E-Mail sehr interessiert!!

 
Links zum Thema

278061  Winmail.dat attachments are included in received e-mail messages in Outlook
241538  Description of Transport Neutral Encapsulation Format (TNEF) in Outlook 2000
138053  How to Prevent the Winmail.dat File from Being Sent to Internet Users
290809  How e-mail message formats affect Internet e-mail messages in Outlook

 
 
 
Keywords:  winmail.dat Anhang Outlook Winmail

Es geht um die „Outlook Startparameter“ oder auch die „Outlook Commandline Optionen“.

Eigentlich für eingefleischte Outlook Anwender, Helpdesk Mitarbeiter und Administratoren ein alter Hut und keine neues Thema für ein Weblog. Dennoch werde ich immer wieder nach den Startparametern gefragt und darum bekommen sie jetzt doch einen Ehrenplatz in der Outlook Newsgroup FAQ.

Um Outlook mit einem Parameter zu starten, muss dieser über folgenden Weg aufgerufen werden…

„Start >>> Ausführen“ >>> „Outlook.exe /Parameter“

Sollte die Outlook.exe nicht im Systempfad angegeben sein, ist der gesamte Installationspfad mit anzugeben.

Beispiel:
„C:\Programme\Microsoft Office\Office\Outlook.exe“ /Cleanreminders
„C:\Programme\Microsoft Office\Office\Outlook.exe“ /select Outlook:Kalender

! Hinweis !
Sollte Outlook so konfiguriert sein, dass beim Start eine Auswahl des Outlookprofils möglich ist, muss das „Online Profil“ (nicht Offline!) gewählt werden

Hier eine Auflistung der wichtigsten Parameter:

Links zum Thema

Outlook Tips – Using Command Lines
http://www.outlook-tips.net/howto/commandlines.htm

Microsoft Office Online – Command-line switches
http://office.microsoft.com/en-us/assistance/HP010031101033.aspx

Command-line switches for Microsoft Office Outlook 2007
http://office.microsoft.com/en-us/outlook/HP012185891033.aspx
 
 
 
Keywords: Outlook Startparameter Commandline Command-line switches

Angenommen beim Provider oder auf dem Exchange Server ist z.B. ein globales E-Mail Größenlimit von eingestellt. Wenn ein Anwender nun per Outlook eine neue HTML- oder RTF formatierte E-Mail öffnet, einen Text verfasst und beispielsweise eine Grafik in der E-Mail einbettet, dann kann die E-Mail trotz der augenscheinlichen kleinen Größe in einigen Fällen nicht gesendet werden und folgende Fehlermeldung kann erscheinen…

Ihre Nachricht hat einige oder alle Empfänger nicht erreicht.
Diese Nachricht ist größer als die aktuelle Systembeschränkung, oder das Postfach des Empfängers ist voll.

Hat man vor dem Senden der E-Mail die Nachricht im Ordner „Entwürfe“ zwischengespeichert, ist dort die Größe zum Zeitpunkt des Verfassens ersichtlich (in unserem Beispiel 88 kByte)…

Wenn die E-Mail im RTF-Format (Rich Text) erstellt und versendet wird, dann ist nach dem Senden (Ordner „Gesendete Objekte“) eine Größe ersichtlich, die um ein Vielfaches größer ist als das Original (in unserem Beispiel 3 MegaByte)…

Wenn die E-Mail im HTML-Format erstellt und versendet wird, dann ist nach dem Senden (Ordner „Gesendete Objekte“) eine Größe ersichtlich, die etwa 30% größer ist als das Original (in unserem Beispiel 3 MegaByte)……

Im Posteingang des Empfängers ist bei der RTF-Mail die Größe so groß wie nach dem Senden.
Bei der HTML-Mail ist zu erkennen, dass die E-Mail größer ist (in diesem Beispiel 120 kByte, also über 30% größer)…

Wer jetzt angenommen hatte, dass kein Problem mit einem Limit auftreten dürfte, der wird sich vielleicht wundern, wenn folgende Unzustellbarkeitsnachricht kommt…

Ihre Nachricht hat einige oder alle Empfänger nicht erreicht.

Betreff: Achtung GROSSER Anhang

Folgende(r) Empfänger kann/können nicht erreicht werden:

Markus@Mohmeyer.com am 17.10.2007 07:15

Diese Nachricht ist größer als die aktuelle Systembeschränkung, oder das Postfach des Empfängers ist voll. Erstellen Sie einen kürzeren Nachrichtentext, oder entfernen Sie Anlagen, und versuchen Sie dann erneut, die Nachricht zu senden.

<mailserver@domain.de #5.2.3>

Kodierung – kleine Ursache – große Wirkung

Auf technischer Ebene betrachtet wird eine E-Mail auf Basis des regulären 7-Bit ASCII Formats verschickt, welches allerdings den Versand von Umlauten und auch Dateianhängen erst einmal nicht möglich macht. Um aber nun Umlaute, Dateianhänge und z.B. auch HTML-formatierte E-Mail verschicken zu können, werden standardisierte Kodierungs- und Dekodierungsverfahren verwendet. Hier kommt entweder der in der Windows-Welt verbreitete „Multipurpose Internet Mail Extensions“ (MIME) Standard oder das aus der UNIX-Welt entstandene „UNIX-to-UNIX-Encoding“ (UUENCODE) zum tragen.
Sowohl MIME, als auch UUENCODE verwenden bei der Kodierung „nur“ 6 Bit, da bei diesen beiden Formaten auch eine Kodiereung von Steuerzeichen berücksichtigt wird.

! Hinweis !
Beim Versenden einer E-Mail mit Dateianhang wird die E-Mail selöbst durch die Formatkonvertierung (Kodierung) um etwa 33% größer

Nimmt man den 8 Bit-Zeichensatz und teilt ihn durch die 6 Kodierungs-Bits, dann ergibt sich folgende Formel…

8 Bit / 6 Bit = 1,333 = ca. 33%

 
Mein Fazit

Wer regelmäßig E-Mails mit großen Dateianhängen verschicken möchte, der sollte bedenken, dass die Größe einer E-Mail nach dem Senden aufgrund der Kodierung bis zu einem Drittel (ca. 33%) der Ursprungsgröße anwachsen kann.
Wer formatierte E-Mails mit eingebetteten Grafiken verschicken möchte, der sollte anstatt dem RTF- das HTML-Format wählen, da hier die Größe der E-Mail kleiner bleibt.

Um die Problematik der Größe bei der Konvertierung zu umgehen, sollte beim Wunsch einer Übertragung von großen Dateien von Person A zu Person B ein geeigneteres Übertragungsprotokoll wie z.B. FTP genutzt werden.
Alternativ kann auch die Verwendung von so genannten Datei-Splittern zum Einsatz kommen, um mehrere kleine E-Mails zu versenden und das Erreichen des möglichen Größenlimits zu umgehen. Programme wie z.B. „SplitIT“ (Link siehe unten) teilen große Dateien in mehrere kleine auf.

 
Links zum Thema

836555  Frequently asked questions about MIME and content conversion in Exchange 2000 Server and in Exchange Server 2003
MIME Format  Erklärung bei Wikipedia
UUENCODE Format  Erklärung bei Wikipedia
SplitIT Programm zum komfortablen Zerteilen von großen Dateien
Glossar.de Artikel  Binärübertragung per MIME und UUENCODE
MSXFAQ Artikel  zum Thema „Codierung“

 
 
Keywords:  E-Mail Größe MIME UUENCODE

Auch über den Menü-Befehl News, den man sich in das Outlook Menü Gehe zu, bzw. Wechseln zu einbinden kann, gelangt man lediglich zum Programm Outlook Express, bzw. unter Windows Vista zu Windows Mail (Outlook Express Nachfoler). Eine Anleitung wie man den Befehl News ins Menü einbindet zeigt Kay Giza in einem Blog Artikel.

Für die Lösung der Anforderung "Newsgroups in Outlook" gibt es verschiedene Zusatzprogramme, welche das NNTP-Protokoll in Outlook bereitstelen…

 
Programme die Newsgroups in Microsoft Outlook ermöglichen

1. MAPILab NNTP for Outlook (deutsch)
   Über ein Outlook COM Add-In klinkt sich die Software in Outlook ein und stellt einen NNTP Transport bereit. Die Software bietet Lese- und Schreib-Optionen für UseNet Server, wie z.B. "msnews.microsoft.com"
    
2. NewsLook (englisch)
   Ein sehr beliebtes Programm für die Unterstüzung von Newsgroups in Outlook. Auch NewsLook klingt sich über Ein Outlook Com-Add-In ein und erläuft dem Benutzer das Lesen und Veröffentlichen von News an einen oder mehrere News Server. Das Programm nutzt CDO and .NET Framework Funktionen um Newsfeeds in Outlook zu übertragen.
    
3. Newsgator (englisch)
   Eines der ersten Programme um Newsgroups in Outlook zu verwenden. Newsgator richtet sich primär an Benutzer, die Newsgroup Nachrichten nur lesen wollen. Es gibt jesoch ein PlugIn, mit dem man auch auf News antworten, bzw. neue Nachrichten an Newsgroups senden kann.

 
Weitere Inforamtionen zum Thema

Wenn es um das Thema "Newsgroups lesen" geht, dann wird Outlook niemals so effektiv sein wie "Outlook Express" oder "Windows Mail". Einige Funktionen fehlen und sind nur in einem wirklichen Newsreader verfügbar:

• Eingeschränkte oder keine Unterstützung von NNTP-Headern. Outlook’s MAPI Schnittstelle Unterstützt die Verwendung von Headern ausserhalb des Posteingangs nicht. Wenn Headers gewüncsht sind, dann müssen sämtliche Postings im Posteingang abgelegt werden.
   
• Aufgrund von MAPI-Limitierungen ist die Anzahl der gleichzeitigen Verbindungen zu einem News Server begrenzt. Lediglich eine Verbindung zur gleichen Zeit ist erlaubt. Werden z.B. 8 Newsgroups, die auf dem selben NewsServer liegen aboniert, dann wird alles sehr langsam.
   
• Die Outlook Ansichten sind für das Lesen von News nicht besonders gut geeignet. Outlook kann "News Threads" nicht so optimal verfolgen wie z.B. "Outlook Express" oder "Windows Mail"
   
• Da die maximale Dateigröße von PST-Dateien im ANSI-Format (Outlook 97-2002) auf etwa 1,8GB begrenzt ist, muss man sehr genau aufpassen dass diese Grenze nicht erreicht wird, was aber schnell geschehen kann. Eine Alternative ist hier jedoch die Verwendung einer UNICODE-PST-Datei, weöche ab Outlook 2003 möglich ist

 
Mein Empfehlung

Augrund der Einschränkungen des MAPI-Protokolls in Bezug auf News-Funktionen empfehle ich die Verwendung von "Outlook Express" oder "Windows Mail" für die Nutzung von Newsgroups. Wer jedoch nur 2 oder 3 Newsgroups aktiv verfolgt und Nachrichten schreibt, der sollte sich die Lösung "NNTP for Putlook" einmal näher anschauen.

Wer Outlook 2007 mit einem der oben genannten Produkte verwendet, sollte eine separate PST-Datei für News nutzen und die Indexing Funktion für die PST deaktivieren. Ansonsten kann die Indizierung endlos lange laufen, insbesondere wenn man eine Vielzahl an Newsgroups aboniert und diese regelmäßig abfragt.

Ich selbst nutze seit der Verwendung von Windows Vista mit Vorliebe "Microsoft Mail", auch deswegen, weil ich etwa 8 Newsgroups aboniert habe und in mehreren Newsgroups Threads verfolge und beantworte.